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國有企業采購業務分析與探討

2020-12-17 11:49點擊數(0) 加入收藏

國有企業是我國經濟發展的重要組成部分,因所處地區、行業及規模不同,國有企業的采購水平和質量良莠不齊?;诿駹I企業政策的靈活性,民營企業的采購活動與供應鏈控制方法,有很多元素值得國有企業去學習。

一、 現狀分析

我省屬于欠發達地區,經濟水平較弱。國有企業采購水平較發達地區存在一定的差距,根據近年實際業務開展,發現部分國有企業采購存在以下情況:

(一)采購需求不清晰。企業內部采購需求來自各個部門,多數部門往往難以用文字、數字、圖形、國標等這些客觀準確地信息對采購需求進行描述,加上個別需求緊迫,采購完成后,需求部門使用時才發現無法使用或者不達標,更有甚者因使用不達標的零部件或原材料造成經濟損失。

(二)沒有采購計劃。很多企業將采購視為輔助性工作,未給予充分重視。采購工作沒有計劃性,為了應對單個需求而采購,采購隊伍疲憊不堪,采購成本居高不下。企業資金壓力大,不確定性高。

(三)采購團隊水平參差不齊。采購工作對于人員綜合素質要求高,對于其信息收集整理能力、數據分析能力、各類辦公軟件應用能力要求高,但由于部分企業體制原因,無法配備專業采購團隊,團隊水平參差不齊,無法有效發揮采購水平。

(四)履約率有待提高。部分企業仍存在買方思維,無法以平等、誠信心態對待供應商,甚至對于已經成交的供應商增加額外要求和條件,導致履約率不高。

(五)缺乏供應商管理。采購還處在以買補需的階段,對于供應商管理比較薄弱,缺乏對于供應商的綜合評價、獎懲機制、引入淘汰機制以及合同和付款周期臺賬。

(六)采購管理信息化程度低。較少企業有ERP或者SAP系統,更多企業缺乏信息化采購管理系統。從采購需求到采購計劃編制、采購執行、驗收交貨、合同履行、付款歸檔信息化程度低,數據沉淀度低不利于進一步的采購數據挖掘和分析。

二、 法律法規適用

目前,我國各部門和地區甚至行業出臺了眾多的相關法規,實際工作中,很多企業領導甚至采購人員經常將企業采購和政府采購混淆。采購活動中必須首先明確采購主體,采購主體決定采購性質,確定所適用的法規。企業以營利為目的,普遍以最低成本滿足采購需求為目的。

政府采購是指各級政府為了開展日常政務活動或為公眾提供服務,在財政的監督下,以法定的方式、方法和程序,通過公開招標、公平競爭,由財政部門以直接向供應商付款的方式,從國內、外市場上為政府部門或所屬團體購買貨物、工程和勞務的行為。其實質是市場競爭機制與財政支出管理的有機結合,也是政府宏觀經濟調控的重要手段。

企業采購是企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源,以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。兩者從采購主體、資金來源、采購目的都不同。

企業采購(非工程類)適用的法規主要有《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國招標投標法實施條例》、《企業國有資本與財務管理暫行辦法》(財企〔2001〕325號)、《國有金融企業集中采購管理暫行規定》(財金〔2018〕9號)。對于具體采用了競爭性磋商、競爭性談判方式的可以參照《政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法》(財庫〔2014〕214號)和《政府采購非招標采購方式管理辦法》(財政部令第74號)中相關條款。

三、 采購對象分析

我國政府采購法按照國際慣例,根據采購對象性質不同,分為貨物、工程和服務,沒有準確的界定,只是用了排除和歸納法。后續采購文件的制作、采購流程、甚至采購代理公司取費標準都是根據以上分類進行的。故國有企業采購中我們可以沿用此分類慣例。

貨物類和工程類比較通俗易懂,對于服務類很多企業采購從業人員有些不容易分辨,例如某地駕駛學校需要采購校區綜合運營商,其中便涵蓋了物資、部分維修施工和整個駕校的綜合運營管理,對于其類別就難以定奪,其實在我國政府采購法中已經做了明確說明?!吨腥A人民共和國政府采購法》第二條規定“本法所稱貨物,是指各種形態和種類的物品,包括原材料、燃料、設備、產品等。

本法所稱工程,是指建設工程,包括建筑物和構筑物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等。

本法所稱服務,是指除貨物和工程以外的其他政府采購對象?!?/span>

采購業務實操過程中,對于貨物類和工程類的標的比較清晰,我們可以使用排除,確定服務類標的。

四、 采購方式分析

我國《政府采購法》規定,我國的政府采購方式有:公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價和國務院政府采購監督管理部門認定的其他采購方式。公開招標應作為政府采購的主要采購方式。對于企業采購以上方式都具有重要參考意義,企業一般會根據采購金額大小、采購標的特性、需求的緊迫度酌情選用采購方式。除以上采購方式外,常見的方式還有比選、遴選、集中押貨等。

鑒于采購方式較多,我們以最常見的六種采購方式從適用范圍、評審小組組成、評審辦法等方面進行比較:


 

采購方式

比較因素

公開招標

邀請招標

競爭性談判

詢價采購

競爭性磋商

單一來源

適用范圍

最主要的采購方式

①具有特殊性,只能從有限范圍的供應商采購的;

②采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。

①招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的;

②技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求的;

③采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的;

④不能事先計算出價格總額的。

采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目。

①技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求的;

②因藝術品采購、專利、專有技術或者服務的時間、數量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的;

③市場競爭不充分的科研項目,以及需要扶持的科技成果轉化項目;

④按照招標投標法及其實施條例必須進行招標的工程建設項目以外的工程建設項目。

①只能從唯一供應商處采購的;

②發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的;

③必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。

邀請供應商的方式

以招標公告的方式邀請不特定的供應商

以投標邀請函的方式邀請特定的供應商

實際工作中本地區以公告的方式邀請不特定的供應商

特定供應商

發布公告至響應文件的提交時間

自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止,不得少于二十日。

從談判文件/詢價通知書發出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少于3個工作日。

從磋商文件發出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少于10日。

--

采購文件獲取時間(公共資源系統中的公告有效期)

招標文件的提供期限自招標文件開始發出之日起不得少于5個工作日。

從談判文件發出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少于3個工作日

磋商文件的發售期限自開始之日起不得少于5個工作日

采購人對采購文件修改應遵循的時間、要求

招標采購單位對已發出的招標文件進行必要澄清或者修改的,應當在招標文件要求提交投標文件截止時間15日前,在財政部門指定的政府采購信息發布媒體上發布更正公告,并以書面形式通知所有招標文件收受人。

澄清或者修改的內容可能影響響應文件編制的,采購人、采購代理機構或者談判/詢價小組應當在提交首次響應文件截止之日3個工作日前,以書面形式通知所有接收談判/詢價文件的供應商,不足3個工作日的,應當順延提交首次響應文件截止之日。

澄清或者修改的內容可能影響響應文件編制的,采購人、采購代理機構應當在提交首次響應文件截止時間至少5日前,以書面形式通知所有獲取磋商文件的供應商;不足5日的,采購人、采購代理機構應當順延提交首次響應文件截止時間。

與公開招標方式相同

評審小組組成

4名專家+1名采購人代表

5名專家+2名采購人代表

最常用:4名專家+1名采購人代表

2+1方式

4+1方式

常用:2+1方式

2+1方式

根據項目規模確定

供應商的報價

供應商只許提出一次報價,而且不許改變其報價

供應商只許提出一個報價,而且不許改變其報價

供應商有二次以上報價機會,并以最后一次報價為準。

供應商只許提出一個報價,而且不許改變其報價

供應商有二次以上報價機會,并以最后一次報價為準。

沒有具體的規定,一般情況下供應商可以多次報價。

評審辦法

綜合評分法、最低評標價法。

綜合評分法、最低評標價法。

根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商

根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商

綜合評分法

符合采購需求、服務滿足采購人需求、報價合理的原則確定成交供應商

確定供應商并發布中標公告

采購代理機構應當在評標結束后2個工作日內將評標報告送采購人。

采購人應當自收到評標報告之日起5個工作日內,在評標報告確定的中標候選人名單中按順序確定中標人。

采購人或者采購代理機構應當自中標人確定之日起2個工作日內,在省級以上財政部門指定的媒體上公告中標結果。

公示期1個工作日。

采用頻率

最多采用

較少采用

采用頻率僅次于公開招標,常在公開招標失敗后采用。

用于金額較小,價格比較穩定的貨物。批次多但金額小

通常在公開招標失敗后,只有一個供應商響應的情況下采用。

時間

從發售標書起到開標至少20天

從發售標書起到開標至少20天,有資格預審的需再加10天左右。

通常為5-7天。

通常為5-7天。

從發售標書起到開標至少10天

通常為5-7天。


 

五、 采購重點環節

(一)采購條件的準備

1、采購人已經依法成立。對于某些還處于籌備建設中的子公司、項目公司,工商手續、組織建構不齊全的建議具備響相應資格后或改由其母公司或上級單位發起采購事宜。

2、相關審批流程。企業要根據其制度通過上級單位或者內部采購事宜的審批工作。涉及工程類的其初步設計概算應該履行審批手續。

3、采購資金落實。這點對于國有企業尤為重要,如涉及到專項補貼資金、國際金融機構貸款等其采購性質可能會從企業采購變成政府采購。

4、采購需求及技術指標確定。具體需求和技術指標應當由采購部門提出,必要時可委托專業機構制作。采購指標應該以滿足實際需要為準,技術指標應盡量選擇國標、行業標準,數字和圖表形式客觀展現。

(二)采購方式、采購文件和采購代理機構的選擇

根據企業制度、采購金額、標的特性、任務的緊迫程度、整個項目的復雜程度確定采購方式、選擇相應的采購文件模板。

首先確定是否為依法必須公開招標的項目。

根據《中華人民共和國招標投標法》“第三條 在中華人民共和國境內進行下列工程建設項目包括項目的勘察、設計、施工、監理以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購,必須進行招標:

(一)大型基礎設施、公用事業等關系社會公共利益、公眾安全的項目。

(二)全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項目。

(三)使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目。

法律或者國務院對必須進行招標的其他項目的范圍有規定的,依照其規定?!?/span>

在以上范圍內根據《必須招標的工程項目規定》(中華人民共和國國家發展和改革委員會令第16號)中“第五條 本規定第二條至第四條規定范圍內的項目,其勘察、設計、施工、監理以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購達到下列標準之一的,必須招標:

(一)施工單項合同估算價在 400 萬元人民幣以上;

(二)重要設備、材料等貨物的采購,單項合同估算價在200萬元人民幣以上;

(三)勘察、設計、監理等服務的采購,單項合同估算價在100萬元人民幣以上。

同一項目中可以合并進行的勘察、設計、施工、監理以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購,合同估算價合計達到前款規定標準的,必須招標?!?/span>

邀請招標的可以參照《中華人民共和國招標投標法實施條例》“第八條 國有資金占控股或者主導地位的依法必須進行招標的項目,應當公開招標;但有下列情形之一的,可以邀請招標:

(一)技術復雜、有特殊要求或者受自然環境限制,只有少量潛在投標人可供選擇;

(二)采用公開招標方式的費用占項目合同金額的比例過大。

有前款第二項所列情形,屬于本條例第七條規定的項目,由項目審批、核準部門在審批、核準項目時作出認定;其他項目由招標人申請有關行政監督部門作出認定?!?/span>

最后招投標法實施條例中也規定了可以不進行招標的內容:“第九條 除招標投標法第六十六條規定的可以不進行招標的特殊情況外,有下列情形之一的,可以不進行招標:

(一)需要采用不可替代的專利或者專有技術;

(二)采購人依法能夠自行建設、生產或者提供;

(三)已通過招標方式選定的特許經營項目投資人依法能夠自行建設、生產或者提供;

(四)需要向原中標人采購工程、貨物或者服務,否則將影響施工或者功能配套要求;

(五)國家規定的其他特殊情形。

招標人為適用前款規定弄虛作假的,屬于招標投標法第四條規定的規避招標?!?/span>

采購代理機構的選擇,是很多企業都出現過得難題。采購代理機構屬于比較特殊的供應商,如果采用招標或其他方式采購,那么該項目的采購代理機構又是如何確定的呢?其實我國《招標投標法》第十二條第一款規定,“招標人有權自行選擇招標代理機構,委托其辦理招標事宜”。綜合考慮合規性、實用性、經濟性,企業自己組織采購代理機構入圍,以合格制或者數量制確定幾家采購代理機構,有效期1-3年為宜。

(三)采購文件編制要點

1、根據需求選擇相應的采購文件版本。

2、采購公告內容必須完備,特別是采用公開招標方式的,公告應根據招投標法規定進行設計,內容符合招投標法“第十六條 招標人采用公開招標方式的,應當發布招標公告。依法必須進行招標的項目的招標公告,應當通過國家指定的報刊、信息網絡或者其他媒介發布。招標公告應當載明招標人的名稱和地址、招標項目的性質、數量、實施地點和時間以及獲取招標文件的辦法等事項?!?/span>

3、須知表要簡練、嚴謹、統一、扼要。實際工作中經??吹胶芏嗖少徫募?、正文、須知表中的標書不一致,給響應(投標)供應商帶來困惑,不但增加了采購人和代理機構的工作量,也增加了投訴、質疑的風險。

須知表中主要列明對于響應(投標)有重要影響的信息,如:資質要求、保證金信息、響應(投標)數量及密封要求、響應(投標)文件遞交截止時間等。

4、評審辦法。評審方法主要為綜合評分法和經評審的最低價法。其中應用范圍最廣、數量最多的是綜合評分法。因此,設置評分內容對最終中選結果至關重要。

(1)打分項設置:一般項目普遍將打分項分為價格部分、商務部分和技術部分。設置時應充分考慮具體項目的需求對于技術或者服務水平、履約能力、售后服務等進行打分。主觀分的比率不易過高,如主觀分過高應考慮采購需求和指標是否需要進行校正,另外會放大評審專家的個人喜好因素,擴大實際需求與采購結果的偏離度。單項打分項比例也不易過高,除價格因素外,其他的單項打分過高可能會降低整體采購效果,如出現售后或培訓短板,另外可能會增加采購活動質疑、投訴幾率。

(2)具體分值設置:對于企業采購尚沒有規定具體比例的法規出臺,但《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(中華人民共和國財政部令第87號)中的價格分值比例根據采購對象類別予以最低限制,具有較強的參考意義,“貨物項目的價格分值占總分值的比重不得低于30%;服務項目的價格分值占總分值的比重不得低于10%。執行國家統一定價標準和采用固定價格采購的項目,其價格不列為評審因素?!边@里我們探討運用工程咨詢管理中的一些方法和工具確定打分項分值:首先通過德爾菲法確定價格部分、商務部分、技術部分總分和打分項后,其次可以借助層次分析法中的部分工具確定相對的重要性并最終將打分項量化??梢约僭O技術部分40分,共有設備適用度、燃料經濟性、成品率三個具體指標,具體可以參考如下步驟:

(1)因素兩兩比較標度

標度aij

定義

1

i因素與j因素同樣重要

3

i因素比j因素略重要

5

i因素比j因素較重要

7

i因素比j因素重要得多

9

i因素比j因素重要得很多

2,4,6,8

i與j兩因素重要性比較結果處于以上結果的中間

倒數

j與i兩因素重要性比較結果是i與j兩因素重要性比較結果的倒數

(2)填寫打分表

設備適用度

燃料經濟性

成品率

設備適用度

1

3

7

燃料經濟性

1/3

1

5

成品率

1/7

1/5

1

(3)判斷矩陣
通過采購小組討論對“設備適用度”、“燃料經濟性”和 “成品率”三因素兩兩比較,得到的結果寫在下面3×3的判斷矩陣中:


(5)最終通過計算可得到具體打分項分數

打分項

分數(總分40)

設備適用度

26

燃料經濟性

11

成品率

3

5、采購保證金與履約保證金的轉化。對于企業采購,采購保證金在合同簽訂后便失去其作用,但根據實際需要,很多采購項目還需供應商提交履約保證金,為減輕雙方工作量,可以直接在采購文件中約定,成交供應商采購保證金將直接轉化為履約保證金。

(四)采購計劃管理

對企業的采購進行科學的計劃與管理,通過科學的計劃管理工作,可以幫助企業節約成本、提升采購標的質量、提升使用效率等。許多采購部門的采購計劃管理水平需要提升,其需要解決的問題有缺乏完善的采購制度、缺乏專業的市場調研分析、采購人員的個人素養不高、采購監督管控不足,可以通過完善采購制度、重視市場需求調研、提升采購人員的個人素養以及加強對采購的監督進行解決。

六、 國有企業采購業務開展方向

(一)采購管理制度

不少企業的采購管理制度超過十年沒有修訂,與相關法規、企業組織架構、業務流程等很多方面已不適配。隨著市場化程度加深,競爭日趨激烈,對于具有一定規模優勢的企業,利潤率已經到達瓶頸。在采購方面加強管理,降低采購成本是一個相對難度小效果顯著的方面。

首先應當結合相關法規、上級機構的制度、企業章程及企業特點對采購制度予以修訂。

其次可以從采購部門組織與責權、采購計劃與預算管理、供應商管理、談判與合同管理、采購檢驗與質量控制、采購結算管理、采購成本控制及績效管理等方面進行補充和完善。

再次應及時根據最新的相關主要法律對采購制度予以適當調整,如2021年1月1日實施的《中華人民共和國民法典》。

(二)供應商管理體系

現代采購是科學化、數據化和體系化的工作,供應商管理的作用日益凸顯。對于供應商質量穩定性、最大存貨量、物流能力是否有一定的了解呢?如遇到突然事件、自然災害等特殊情況多少時間可以恢復供貨、備選供應商是否可以應急供應。以上問題便可以看出供應商管理對于采購、甚至企業運營的重要程度。新冠疫情期間我國交出了一份卓越的成績單,從采購的角度換位思考下,如果我們是一家口罩生產企業,對于上游原材料的供應商有多少可以用,有多少庫存,有多少可快速到達生產線,又有多少在原材料價格飛漲的時候愿意保證我方的貨源供應呢?

這份供應商評價標準表可以作為參考:

編號:         評價日期:    年   月   日

供應商名稱

地址

產品/服務項目

聯系人

電話

評價項

                              評價標準

得分

技術方面

有自我設計、開發主要產品的能力,有一套完善的產品設計開發控制制度

僅能開發較簡單的產品或產品中的部分零件,設計控制制度不太規范和嚴密

無產品設計與開發能力,僅能按照本公司提供的圖樣或樣品進行制造

生產工藝

主要工序均有相關作業指導手冊,現場文件均受到控制,人員均按標準操作

工序作業指導文件不夠全面,并更新不及時,人員不完全按標準操作

無工藝性的文件作為操作依據,全憑口頭指揮操作,或憑工人經驗操作

設備維護與保養

有完整的設備管理辦法,采購、操作、維護和保養等均能夠有效控制,不同設

備進行不同級別的保養,設備經常處于完好狀態

對重要設備有保養計劃,但設備管理辦法不夠全面,不能經常保證設備處于完

好狀態,有因設備損壞而停工的現象發生

無任何設備管理制度,出了大問題才進行維修,經常影響生產

生產現場管理

有完整、正規的現場管理辦法,例如,自檢、互檢、巡檢制度

有一些規定,但執行力不夠導致產能偏差較大,或出現漏檢等情況

無正規管理辦法,僅憑組長、領班口頭盲目指揮生產,質量很難得到保證

質量管理體系

有成文的質量管理體系,結構較完善,體系能有效運行,質量手冊和程序文件

的規定能認真執行

有文件化的質量管理體系,但不完善,體系基本上能夠運行,質量手冊和程序

文件的規定不夠嚴格

無文件化的質量管理體系,只有一些習慣性做法或口頭程序

檢驗過程控制

主要檢驗過程能夠嚴格控制,檢驗員嚴格按規定操作,檢驗結果有專人校核

關鍵檢驗過程能夠控制,但有時不能嚴格按文件操作,檢驗結果由檢驗員一人

填寫

檢驗過程控制不嚴格

成本與價格

注重市場價格變化,能改善流程、提高效率、降低成本,產品售價能穩中有降

對降低成本有認識,但措施或方法不到位,產品售價會有小幅波動

采取壓低原材料的價格,降低原材料質量,產品質量不穩定,價格隨市場波動

產品交付

完全按合同要求的期限和交付條件交貨

基本上能按合同要求的期限和交付條件交貨

經常拖延交付日期,交付條件經常改變

售后服務

有良好的服務,能主動調查客戶的服務需求,并盡力實施,能及時糾正改善及

預防客戶的投訴,能將有關信息及時反饋給客戶,客戶投訴極少

對客戶服務較好,但不夠主動,客戶偶有投訴,會解決,但不夠及時

對客戶的投訴經常推卸責任,或拖很長時間才予以解決,且類似問題經常發生

組織管理

管理團隊優秀,管理水平高;企業組織結構較合理,崗位職責明確

管理團隊一般,管理水平一般,組織結構不明確,職責不太清楚

管理團隊較差,管理水平較差,辦事全憑領導口頭指示,組織結構不健全,職

責不清,工作無章可循,辦事效率低下

總計

優     良     差

綜合評估結果

□優           □良          □差

(三)采購團隊建設

首先根據企業規模、業務特點完善組織結構,以下是一些常見的足夠結構模式值得借鑒。

1.按專業分工劃分的采購部組織結構圖

其次,明確采購部門的職責和權力,采購部門一般應具有以下權力:

有采購方式設定、額度內資金支配的權力

代表公司選擇、評估、確定合格供應商的權力

在計劃范圍內,代表公司對外簽署采購合同的權力

對于不合格的供應商,有索賠、解除供應關系的權力

對請購方式、手續權限、進度控制有監督權

在不影響公司正常經營的情況下,有對外進行物資調配的權力

對本部門員工的調動、獎懲、晉級、工作任務的重新分配有建議權

采購經理的崗位職責:

擬訂和執行采購戰略,擬訂采購部門的工作方針與目標

制訂采購計劃,保證滿足經營活動需要,降低庫存成本

編制年度采購預算,報批后監督實施

全面負責規劃、指導和協調企業所需物資及相關服務的采購工作

組織對采購物品國內外市場行情進行跟蹤,并預測價格變化趨勢

尋找物料供應來源,調查和掌握供應渠道

負責采購物流、資金流、信息流的相關管理工作

參與協調采購、提貨、供應工作

參與開發、選擇、處理與考核供應商,建立供應商檔案管理制度

采購合同的制定、審核、簽署與監督執行

廢料、質量事故的預防與處理

控制采購成本和費用,審核采購訂單和物資調撥單

向企業管理層提供采購報告

負責采購人員的績效、培訓等管理工作

負責本部門的日常管理工作,以及與其他部門的協調工作

完成上級交辦的其他工作

采購主管的崗位職責:

全面協助采購部經理開展采購及部門管理等工作

分派采購部所有人員的日常工作

編制單項材料的采購計劃,并監督實施

在部門經理的指導下,參與編制采購預算,并控制采購費用

參與供應商信息的分析,參與供應商的選擇與評估

簽訂和送審小額采購合同

協助采購稽核員規范采購政策和行為,確保公司利益

制作物資入庫相關單據,積極配合倉儲部保質、保量地完成采購貨物的入庫

編制單項采購活動的分析總結報告

完成采購經理交辦的其他工作

采購稽核員的崗位職責:

對采購管理制度、采購人員行為規范及采購流程等內控程度進行稽核

對采購需求合理性、產品與服務價格進行稽核

對供應商選擇與評審、采購價格談判進行稽核

檢查招標、比價、議價等各種方式的決定是否根據相關規定辦理

檢查合同內容、罰則是否全面,合同內容是否合法,并檢查合同的執行情況

采購物資的質量與數量進行稽核

再次,要重視采購績效管理工作,給與采購團隊適當壓力的同時,更要充分肯定其通過努力降低成本帶來的效益。不少企業已經啟用了ERP、SAP等系統,根據企業特點聯系其業務模塊并增設人力資源模塊的績效管理部分即可實施運行。

采購稽核重點與依據表可以參考:

稽核內容

稽核重點

依據

1.采購預算的編制是否考慮存貨定量及定價管制,以及是否制定了ABC分類標準

采購預算管理

2.采購預算是否與銷售計劃、生產計劃、庫存狀況等相配合

3.采購預算是否得到全面執行,若與實際采購費用存在差異,是否對采購預算進行修正

請購單、銷售計劃、生

產計劃

請購作業

1.請購是否與預算相符,并按照核準權限核準

2.請購單(數量、規格等)變更是否按照相關程序進行緊急采購原因分析

請購單、安全存量控制表

比價作業

1.詢價管理

2.招標管理

3.采購合同管理

詢價單、采購合同

訂購作業

1.合同的規范性、合法性

2.采購合同的執行情況

3.訂單發出后有無跟蹤控制

4.因某種原因當供應商沒有按約定的日期將采購物資送達時,采購部是否采取了相應的措施以保證企業正常生產

請購單、采購合同

1.采購物資達到時,采購部是否會同(采購物資)使用部門、質量管理部及其他相關部門共同對采購物資進行驗收

驗收作業

2.相關技術部門是否派有專業技術人員對采購物資進行驗收

3.采購物資不符合標準時,是否采取了相關的有效措施檢驗人員是否依據相關單據,對采購物資的品名、數量、單價等逐一點檢,并做好相應的記錄

入庫驗收單送貨發票

(四)重視采購數據。

幾乎所有優秀的采購職業經理人,都對采購數據極為重視。首先便是采購數據信息化、標準化,近年很多企業的信息化程度已經有所提高,即便沒有相關信息管理系統的企業,采購數據也通過數據庫、EXCEL表格形式記錄存儲。

有了質量較好的數據源,接下來就是進行數據挖掘和分析了。在龐大的數據中挖掘有用的信息并進行提煉,最終轉化為采購策略。另外對于以往的數據分析,可獲得可觀的運營、采購指標,似乎是一項簡單的工作,但絕大部分做過這項工作的企業都會被客觀數據與傳統經驗和主觀感受的偏離所震驚。

首先我們可以做個調查,您所在的企業采購金額最大和采購量最大的前五種物料分別是什么?

接下來我們引用二八法則和ABC分類法得出以上問題的答案,看看結果是否再一次打破我們的慣性思維。

1.導出去年全年采購數據,至少包含物品名稱、數量、單價、總價等關鍵字段。

2.分別按總數量和總價格進行排序。

3.將排名前20%的物品劃為A類,之后30%的劃為B類,剩下的為C類。當然這個具體比例不是嚴格規定的,根據實際情況可以在正負5%左右調整。

4.驗證結論,首先看看實際結果是否和我們經驗和主觀判斷一致。其次我們可以發現一個有趣的規律,前15%-20%采購物料的總金額合計大約占據總采購金額的70%-80%.

5.有了這個基本的采購數據模型,剩下的日常市場考察、采購監管、績效查驗、物資交割等方面的工作是否有了重點方向呢?

以上只是采購數據的一項基本運用,對于不少企業來說已經可以見到實際的經濟效果了。如果可以運用多種數據挖掘、分析、預測手段和工具,在配合一個成熟、職業化的采購團隊,采購成本降低帶來的效益會出現較為明顯的成效。

(五)嘗試采購業務外包

對于個別無法快速提高采購團隊專業水平的企業,可以嘗試采購業務外包??梢試L試選擇少量、影響小的需求物料進行采購外包,根據實際效果酌情調整外包采購量。選擇采購代理機構時應根據具體的采購需求特點及采購代理機構的經驗水平、專業能力抉擇。

國有企業采購不同于民營企業采購,也不同于政府采購,實際工作中為了保障國有資產保值增值,預防貪腐,降低企業運營成本,可以參照很多政府采購的原則和基本方法。另一方面,作為企業又背負著提高盈利水平、降低采購成本的重擔,可以結合民營企業的先進采購管理辦法和分析工具。

產權交易機構作為國有產權要素流轉的公允平臺,在國有企業采購和采購改革中有巨大的市場。同時,產權交易機構應立本服務思維,主動并積極參與到國有企業采購活動和供應鏈優化中,助力國有企業高質量健康有序發展。


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